SFAの入力をAIでなくす｜商談記録・案件更新を自動化する仕組みのつくり方
SFAを入れた会社の悩みで、いちばん多いのが「営業担当が入力してくれない」です。入力のルールを決めて、会議で入力状況を確認して、それでも中身がスカスカのまま。そんな状態がずっと続いている会社も多いと思います。
営業担当の側から見ると、「この入力、誰のためにやっているんだろう」と感じやすい作業なんですよね。
この記事では、「入力してもらう」のをやめて、「入力そのものをなくす」方向で、AIを使ってSFAの入力を自動化する方法を書きます。
ポイント
SFAが入力されないのは、入力が手間で、しかも営業担当本人の得にならないからです。AIを使えば、商談の録音や短いメモ、他のツールの記録から、入力をほぼ自動にできます。ポイントは、項目の定義を先に見直すこと、現場がすでに使っている場所を入り口にすること、そして入力された情報を営業担当に返すことです。
なぜSFAは入力されないのか
営業担当の立場で考えると、理由はだいたい3つです。
- 手間がかかる。商談のあとに項目を1つずつ埋める時間がない
- 自分の得にならない。入力した情報が、自分の営業に返ってこない
- 何を書けばいいか曖昧。項目の意味や、どこまで書けばいいかが分からない
ルールや声がけで直せるのは、3だけです。1と2は、仕組みを変えないと直りません。
この記事の監修者
AIで入力をなくす3つのやり方
商談の録音から記録する
商談の録音や文字起こしから、決めておいた項目（課題、予算、決裁者、時期、競合、次回の約束など）をAIが抜き出してSFAに入れます。営業担当は、AIが入れた内容を見て、違っていれば直すだけです。
短いメモから整える
電話や訪問のあと、営業担当がSlackやスマホに短いメモを残すと、AIがそれをSFAの項目に合わせて整えて記録します。「A社、部長不在、来週火曜に再架電、予算は来期」くらいの走り書きでも、項目ごとに分けて入れられます。商談の直後に、スマホの音声入力で要点をしゃべるだけでもOKです。
他のツールの記録から拾う
メールの送受信、カレンダーの予定、電話システムの通話記録。すでに他のツールに残っている情報から、活動の履歴をAIが拾って記録します。
仕組みづくりの手順
STEP1 SFAの項目を見直す
AIに入力させる前に、まず項目そのものを見直します。使われていない項目や、意味が曖昧な項目が多いと、AIも正しく入力できません。
- 会議や判断で実際に使っている項目だけ残す
- 項目ごとに「何を書くか」を一文で決める
- 選択肢の項目は、選択肢の意味をはっきりさせる
実はここが一番大事で、一番時間がかかるところです。この定義が、そのままAIへの指示になります。
STEP2 情報の入り口を決める
どこから情報を取るかを決めます。商談の録音、Slackのメモ、メール、電話システムなど、現場がすでに使っているものを入り口にしてください。「AI用の入力画面」を新しく作ると、それ自体が新しい手間になって本末転倒です。
STEP3 過去のデータで試す
過去の商談の録音やメモを使って、AIに項目を抜き出させ、人が書いた記録と比べます。項目ごとに、どのくらい正しく抜き出せているかを見て、定義の書き方を直していきます。
STEP4 確認の仕組みを入れる
最初のうちは、AIが入れた内容を必ず人が確認します。おすすめは、AIが入れた内容をSlackで営業担当に送って、問題なければそのまま、違えば直してもらう形です。直した内容は残しておいて、次からのAIの指示の改善に使います。
確認の手間が重すぎると、結局使われなくなります。最初は全項目を確認して、精度が安定してきた項目から確認を外していく。この段階の踏み方がちょうどいいです。
STEP5 入力された情報を、営業担当に返す
「自分の得にならない」を解決するのがここです。
- 次の商談の前に、前回の内容と確認すべきことをまとめて届ける
- しばらく動いていない案件を、理由と一緒に知らせる
- 似た案件で受注したときの進め方を見せる
「入力すると、自分の営業が楽になる」と実感できると、データの質は勝手に上がっていきます。
項目の定義の例
STEP1の定義は、たとえばこんな形です。
項目 | 定義 | AIへの補足 |
|---|---|---|
課題 | 相手が困っていること、解決したいことを、相手の言葉で書く | こちらの提案内容ではなく、相手の発言から抜き出す |
予算 | 予算の有無、規模、確保の時期 | 話に出ていなければ「不明」と書く |
決裁者 | 最終的に決める人の部署と役職 | 名前が出ていなくても、役職が分かれば書く |
導入時期 | 相手が希望する導入・開始の時期 | 「来期」はそのまま書く。推測で月を埋めない |
競合 | 比べている他社や、今の取引先 | 社名が出たときだけ書く |
次回の約束 | 次の打ち合わせの日時と中身、宿題 | 誰が、何を、いつまでに、の形で書く |
「推測で埋めない」は、特に大事です。それっぽい数字が勝手に入るくらいなら、「不明」の方がずっと安全です。
営業担当への伝え方
入力を自動化する仕組みは、伝え方を間違えると「監視が強くなる」と受け取られます。導入のときは、次の3つをはっきり伝えてください。
- 目的は入力の手間をなくすことで、管理を厳しくすることではない
- AIの結果は、自分で確認して直せる
- 入力された情報は、次の商談の準備など、自分の営業に返ってくる
最初は、入力の負担をいちばん強く感じているメンバーに試してもらうのがおすすめです。その人が「楽になった」と言えば、チームに広げるのはそれほど難しくありません。
どこから始めて、どう広げるか
いきなり全部の項目、全部の入り口を自動化しようとすると、まず失敗します。おすすめは、次のように小さく始めて広げていく順番です。
- 入り口を1つに絞る。録音が取れている商談がある程度あるなら、商談の録音から始めるのが一番やりやすいです
- 項目を5つくらいに絞る。課題、予算、決裁者、時期、次回の約束あたりが最初の候補です
- 数人の営業担当で試して、確認の手間と精度を見る
- 精度が安定してきたら、項目を増やし、入り口（メモ、メール、電話の記録）を増やしていく
最初の段階で大事なのは、精度の高さより、営業担当が「これなら続けられる」と思えるかどうかです。確認がつらいと感じたら、項目を減らすか、確認の仕方を変える。ここを丁寧にやると、そのあと広げるのはぐっと楽になります。最初の数週間は、精度の数字より現場の声を優先して聞いてください。
SFAがない、または自社の管理表を使っている場合
SFAを使わずに、スプレッドシートで案件を管理している会社も多いです。その場合でも、同じ仕組みは作れます。記録する先を、SFAではなくスプレッドシートにするだけです。
ディーノも、案件ごとの架電リストや商談の結果はスプレッドシートで管理していて、アポ報告のフォームから送ると記録が更新される仕組みにしています。まずスプレッドシートで回してみて、件数が増えてからSFAに移す、という順番も十分ありだと思います。
精度を保つために
- 根拠を残す。どの発言やメモから抜き出したかを、記録に残させる
- 定義は育てる。営業の進め方が変われば、項目の定義も変わる。定義を直したら、AIへの指示も直す
- 個人情報の扱いを決める。録音やメモには個人名が入るので、データがどこに送られて、どこに保存されるかを確認する
- 確認を外した項目も、ときどき抜き取りで精度を見る
入力の自動化は、AI活用の土台になる
入力が自動になって、SFAに中身のあるデータが集まり始めると、その先にできることが一気に増えます。
- しばらく動いていない案件を見つけて、理由と一緒に知らせる
- 受注した商談と失注した商談を比べて、違いを整理する
- 次にアプローチすべき相手を、根拠と一緒に提案する
どれも、データがスカスカのSFAではできないことです。逆に言うと、営業でAIを本格的に使いたいなら、入力の自動化は最初に手をつける価値がある仕事だと思っています。
よく聞かれること
既製のSFAについているAI機能と、何が違うんですか？
最近は既製のSFAにも、商談の要約や入力を手伝う機能が増えています。SFAの中で完結する使い方なら、まずそれを試すのがおすすめです。一方、Slackのメモや電話システムの記録のように、SFAの外にある情報を取り込みたい場合や、自社独自の項目に合わせたい場合は、AIエージェントを作った方が合います。
録音できない商談はどうすればいいですか？
その場合は「短いメモから整える」やり方を使います。商談の直後に、スマホの音声入力で要点を30秒しゃべるだけでも、AIが項目に分けて記録できます。完璧な記録でなくても、何も残らないよりずっと価値があります。
項目が多すぎて、確認するだけでも大変です。
それは項目そのものを減らすタイミングかもしれません。実際に会議や判断で使われている項目は、全体の一部であることが多いです。AIを入れるのは、項目を見直すいい機会でもあります。
まとめ
SFAの入力問題は、根性やルールでは解決しません。入力を手間でなくし、入力した人の得になるようにする。AIを使えば、それが現実的にできるようになりました。項目の定義を見直して、現場がすでに使っている場所を入り口にして、確認の仕組みと、情報を返す仕組みをセットで作る。これが遠回りに見えて、一番の近道だと思います。
ディーノでは、既製のSFAにも自社の管理表にも対応した、営業AIエージェントの開発・導入をお手伝いしています。「SFAの入力をなんとかしたい」という段階からご相談ください。
詳しくは営業AIエージェント開発・導入支援をご覧ください。