テレアポ管理の自動化｜アポ報告と架電モニタリングを仕組みにする方法
テレアポやインサイドセールスの現場では、アポが取れるたびに報告を書き、クライアントに連絡し、管理表に転記し、日報をまとめる、という作業が積み重なります。架電する人が増えるほど、管理する側も「今日はちゃんと動いているか」を確かめるのに手間がかかります。
報告や管理の手間が増えると、肝心の架電数が落ちます。この記事では、ディーノが複数の案件を同時に回すなかでつくってきた、アポ報告と架電モニタリングの自動化の仕組みを紹介します。
ポイント
テレアポ管理の自動化で大切なのは、「人が書くのは判断と振り返りだけ」にすることです。アポ報告はGoogleフォームで全案件を一元化し、回答をきっかけに社内報告・クライアント向け報告・リマインドメール案を自動で作ります。架電の稼働は通話ログを1時間ごとに確認し、間隔が空いたらシフトと突き合わせてアラートを出します。架電数・アポ数は日報で自動集計し、人は「惜しかった1本」と「明日変えること」だけを書きます。入力の手間で行動量を落とさないことが目的です。
テレアポ管理を自動化する考え方
人が書くのは「判断」と「振り返り」だけ
数を数える、転記する、定型の文章を作る。こうした作業は仕組みに任せられます。一方で、「このアポは有効か」「今日の電話で何がまずかったか」は人にしか判断できません。
自動化の線引きは次のとおりです。
作業 | 自動化する | 人がやる |
|---|---|---|
アポ報告 | 報告文・クライアント向け連絡・リマインド案の作成、案件シートへの転記 | 内容の承認 |
稼働の確認 | 通話ログの集計、架電間隔のアラート | アラートが出たときの声かけ |
日報 | 架電数・アポ数の集計、前日の目標の引き継ぎ | 惜しかった1本、明日変えること |
次回架電 | 架電結果ごとの次回架電日の入力 | 例外の判断 |
案件の割り振り | シフト希望の集約 | どの案件に誰を入れるかの決定 |
この記事の監修者
アポ報告をGoogleフォームで一元化する
全案件のアポ報告を1つのフォームに集める
ディーノでは、全案件のアポ報告をGoogleフォームに一元化しています。案件ごとに報告の形がばらばらだと、集計も確認も案件ごとに手作業になるためです。
フォームに入れる項目は、商談の日時、相手の会社・部署・役職、商談で話す内容（相手の課題）、次の連絡事項など、有効商談かどうかを判断できる情報です。聞くべき項目はアポ獲得時のヒアリング項目を参考にしてください。
回答をきっかけに、Slackへ3つの文面を自動生成する
フォームが送信されると、Slackに次の3つが自動で作られます。
- 社内報告：PMやメンバーが状況を把握するための報告
- クライアント向け報告：支援先にそのまま送れる形の報告
- 商談相手向けのリマインドメール案：商談相手に送る確認メールの下書き
アポを取った人が同じ内容を3回書き直す必要はありません。
PMの承認スタンプで、案件シートに自動転記する
PMはSlackの報告を確認し、問題がなければ承認のスタンプを押します。スタンプが押されると、案件ごとのシートに自動で転記されます。人が見て承認する工程を残しつつ、転記の手間はなくしています。管理表の作り方はテレアポ管理表（架電ログ）の作り方で解説しています。
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架電モニタリングを自動化する
通話ログを1時間ごとに確認し、間隔が空いたらアラート
架電にはZoom Phoneを使っています。その通話ログを1時間ごとに確認し、架電と架電の間隔が5分以上、15分以上空いた場合に、シフト表と突き合わせてアラートを出します。シフトに入っている時間に間隔が空いていれば、何かで手が止まっている可能性があります。
稼働の目標は1時間20コールです。アラートは責めるためではなく、手が止まった理由（リストが尽きた、トークで迷っている、など）に早く気づいて手を貸すためのものです。
日報とシフトのずれを見つける
日報に書かれた稼働時間とシフトを突き合わせ、ずれがあればアラートを出します。人が毎日照らし合わせるのは手間がかかるため、仕組みで拾います。
案件の割り振りはディレクターが決める
オペレーターのシフト希望を集めたシートを見て、ディレクターがどの案件に誰を入れるかを割り振ります。オペレーターに案件を選ばせると、アポが取りやすい案件に偏るためです。集約は自動、決定は人、という分担です。
日報を自動集計し、人は振り返りだけ書く
数字は自動、言葉は人
日報の架電数・アポ数は自動で集計します。人が書くのは次の2つだけです。
- 惜しかった1本：アポに届かなかったが手応えがあった電話と、本当はどう言えばよかったか
- 明日変えること：翌日に試す改善を1つ
「明日変えること」は、翌日の日報の目標に自動で引き継がれます。前日に決めたことを試したかどうかが、翌日に必ず目に入る形です。録音を使った振り返りは通話録音を営業改善に使う方法、育成全体はテレアポ研修の内容で紹介しています。
次回架電日も自動で入れる
架電の結果（不在、担当者離席、後日かけ直し、など）ごとに、次に電話する日を自動で入れます。かけ直しの日を人が考えて書く手間と、書き忘れによる抜けを防ぎます。かけ直しの考え方はテレアポの再架電を参照してください。
定時の通知は始業前に届ける
日報の目標やアラートなど、定時に届く通知は朝早め、始業前に届くように設定しています。始業してから通知が来ると作業を中断させてしまうため、1日の最初に目を通せる時間にそろえます。
自動化を始める前のチェックリスト
- アポ報告の項目を全案件で統一している
- 報告の承認者（PMなど）を決めている
- 稼働の目標（1時間あたりのコール数など）を決めている
- アラートを出す条件と、出たときに誰が声をかけるかを決めている
- 日報で人が書く項目を「振り返り」に絞っている
- 架電結果ごとの次回架電日のルールを決めている
- 定時の通知を始業前に設定している
ルールそのものを文書にしておくと、新しいメンバーが入っても同じ運用が回ります。インサイドセールスのマニュアルの作り方もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. 自動化は何から始めればよいですか？
アポ報告の一元化から始めるのがおすすめです。報告の形がそろうと、集計・転記・クライアントへの連絡がまとめて自動化しやすくなります。
Q. 架電間隔のアラートは、メンバーの負担になりませんか？
監視のためではなく、手が止まった理由に早く気づくためのものだと最初に伝えておくことが大切です。アラートが出たら、責めるのではなく「何で止まっているか」を聞いて手を貸します。
Q. 日報を自動化すると、振り返りが浅くなりませんか？
数字の集計を自動にする分、人が書く欄を「惜しかった1本」と「明日変えること」に絞るので、かえって振り返りに集中できます。翌日に目標として引き継がれるため、書きっぱなしにもなりません。
まとめ
テレアポ管理の自動化は、人が書くのを判断と振り返りだけにする仕組みづくりです。アポ報告はフォームで一元化してSlackに自動生成し、承認で転記します。稼働は通話ログとシフトを突き合わせてアラートを出し、日報は数字を自動集計して振り返りだけを書きます。入力の手間を減らし、行動量を落とさないことが一番の目的です。
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