手紙が届く日に電話する｜AIで架電先を振り分ける分業の回し方
大手企業の決裁者に手紙を送る施策は、受付で止まる企業に届く数少ない方法です。ただ、手紙だけで反応が返ってくることは多くありません。送りっぱなしにすると、費用だけがかかって終わります。
ディーノでは、手紙が届く日から逆算して部署直通に電話をかけるところまでをセットにし、AIで架電先を振り分けて分業で回しています。この記事では、その流れと回し方を紹介します。
ポイント
まず電話とフォームで当て、受付で止まった企業に手紙を送り、届いた頃に部署直通へフォローコールを入れます。手紙の作成日から到着日を推測してシートに入れ、電話担当は「どこにかけるか」をAIの振り分けに任せて架電に集中します。
大手開拓のチャネルの順番
順番 | チャネル | 運用のポイント |
|---|---|---|
① 最初に当てる | 部署直通の架電／問い合わせフォーム | 直通が分かる企業は最初から直通へ。冒頭15秒だけ1社ごとに変える |
② 止まったら | 手紙 | 受付で止まった企業に連動して送る。宛名は役職名ではなく実名 |
③ 届いた頃に | 部署直通へのフォローコール | 手紙だけでは取りきれない。届いたタイミングで電話するところまでがセット |
フォームでのアプローチでも、反応がなかった先にフォローの電話を入れたところ、アポ率は0.2%から0.5%（2.5倍）に上がりました。「送る」と「電話する」を組み合わせることで、取りこぼしが減ります。
この記事の監修者
手紙は送って終わりにしない
手紙の費用感
手紙は、1通あたり500円程度からが相場です。チラシやソーシャルギフトなどを同封すると、その分費用が上がります。費用がかかる施策だからこそ、フォローコールで確実に反応を拾います。
届く日から逆算して電話する
手紙の作成日を記録し、そこから投函日と到着日を推測してシートに反映します。到着予定日になったら、部署直通にフォローコールを入れます。届いてすぐの電話なら、「お手紙をお送りした件で」と自然に切り出せます。
郵送物が多い超大手には形を変える
郵送物を山ほど受け取る超大手企業では、封筒を開けてもらえないことがあります。その場合は、ハガキとソーシャルギフトのQRコードを組み合わせ、封を開けなくても目に入る形にすることもあります。
AIで架電先を振り分け、分業で回す
手紙とフォローコールを1人でやろうとすると、手紙の準備に時間を取られて架電が止まります。ディーノでは、工程ごとに担当を分けています。
- 電話担当：電話に集中する（1時間に20コール以上）。どこにかけるかはAIが振り分ける
- 手紙担当：手紙の作成・発送を担当する
- PM：全体の品質と進み具合を見る
AIの振り分けでは、「直通が分かっていて未架電の企業」「手紙が今日届く予定の企業」「前回不在だった企業」などを判断し、電話担当が次にかける先を並べます。電話担当は、リストを見て迷う時間がなくなります。
うまく回すためのポイント
- 宛名は役職名ではなく実名にする（キーマンの特定が前提）
- 手紙の書き出しは、相手ごとに「なぜ今この部署に連絡するのか」を一文で変える
- 到着予定日の推測は、地域と発送方法でずれるので、少し幅を持たせる
よくある質問
Q. 手紙はどんな企業に送るべきですか？
代表電話の受付で止まり、部署直通の番号も分からない企業が中心です。電話やフォームで届く企業には、まずそちらで当てる方が費用がかかりません。
Q. フォローコールでは何を話せばいいですか？
「お手紙をお送りした件で」と切り出し、手紙に書いた「なぜ今ご連絡したのか」を一言で伝えます。手紙の内容を繰り返すより、相手の状況に合わせて短く話す方が反応が良くなります。
Q. AIの振り分けは、スプレッドシートでもできますか？
できます。架電の結果、手紙の到着予定日、直通番号の有無などをシートにまとめておけば、優先順位の判断をAIや関数で自動化できます。
まとめ
手紙は、送って終わりにせず、到着日から逆算してフォローコールを入れるところまでをセットにします。電話担当・手紙担当・PMで分業し、どこにかけるかをAIに振り分けさせると、電話担当は架電に集中できます。
ディーノでは、この分業の仕組みごと、大手開拓の支援で運用しています。AIでの振り分けや進捗管理の仕組みを自社に入れたい場合は、営業AIエージェント開発・導入支援をご覧ください。
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