大手企業の担当者を勉強会・交流会に集客する方法｜招待状・電話・リマインドの段取り
いきなり「商談のお時間をください」と言われても、大手の担当者は応じにくいものです。一方で、同じ業界の担当者が集まる勉強会や交流会なら、情報収集の場として参加してもらえます。勉強会は、大手開拓の入口として使いやすい手段です。
この記事は、大手企業の担当者を勉強会や交流会に集客する段取りを示します。
ポイント
集客の基本は、招待状の郵送とフォローコールの組み合わせです。段取りは、①招待状に申込の経路を複数（フォーム、QRコード、メールなど）用意する、②印刷と発送の日数を見込む、③招待状が届いた頃からフォローコールを始める、④申込の締切は開催の1週間ほど前に置く、⑤開催の直前にリマインドする、の5つです。電話では部署と役職を指名し、「学べること」と「同じ業界の担当者と交流できること」を伝えます。電話口で参加の意向が得られたら、その場で代理で申し込みます。
勉強会が大手開拓の入口になる理由
商談は「売り込まれる場」ですが、勉強会は「学びに行く場」です。参加のハードルが低く、同じ業界の担当者と会えることも参加の動機になります。主催する側は、参加者の課題を直接聞け、後日の個別の相談につなげられます。
この記事の監修者
集客の日程
時期 | やること |
|---|---|
開催の4〜6週間前 | 対象リストの確定、招待状の作成 |
最終確認の後 | 印刷と発送（数営業日を見込む） |
招待状の到着後 | フォローコール開始、集客状況を都度共有 |
開催の1週間ほど前 | 申込の締切 |
開催の前日〜数日前 | リマインドの連絡 |
当日 | 写真や動画で記録を残す |
日数は会場や対象によって調整する。
招待状の作り方
申込の経路は、Webのフォーム、QRコード、メールアドレスなど複数を用意します。相手によって使いやすい方法が違うためです。QRコードは、印刷前に実際に読み取り、フォームに正しく移るかを確かめます。
電話で「詳細を送ってほしい」と言われることはよくあります。案内用のURLを用意し、電話の後すぐにメールで送れるようにしておきます。
電話での誘い方
部署と役職を指名して電話をかけます。人事向けの勉強会なら人事部門の責任者、といった具合です。伝えるのは、何が学べるかと、同じ業界の担当者と交流できることです。営業の場ではないことが伝わると、参加を検討してもらいやすくなります。
電話口で参加の意向が得られたら、会社名、氏名、メールアドレス、電話番号を聞き、その場で代理で申し込みます。後で本人に申し込んでもらう形にすると、手間がかかって申込に至らないことがあります。
電話をかける担当者がテーマを理解していないと、質問に答えられず信頼を失います。テーマを誰でも分かる言葉で解説した資料と短い動画を用意し、架電の前にインプットしておきます。
当日と事後
当日の様子は写真や動画で記録し、次回の告知や事例として使えるようにします。参加者には当日中にお礼を送り、個別の相談の場を提案します。申し込んだものの参加できなかった人にも、資料を送って接点を保ちます。
よくある質問
Q. 勉強会の参加者は商談につながる？
参加者の課題を当日に聞けるため、個別の相談につなげやすくなります。勉強会の後に、課題に合わせた個別の情報提供を申し出ます。
Q. 招待状の発送数はどのくらい必要？
目標の参加者数と、申込率から逆算します。最初は小さく試し、申込率を測ってから広げます。
Q. 集客を外部に任せられる？
任せられます。招待状の郵送からリマインドまでを外部に任せる場合は、架電する人にテーマを理解してもらう準備の時間を見込みます。大手企業の決裁者との個別の商談づくりを任せるなら、ディーノの「オオテトル」のように大手開拓に特化した営業代行が選択肢になります。
まとめ
勉強会や交流会は、大手の担当者に会いやすい入口です。招待状に複数の申込経路を用意し、到着後のフォローコールで部署と役職を指名して誘い、電話口で代理申込まで済ませ、開催前のリマインドで当日の欠席を防ぎます。当日の記録と事後のお礼までを段取りに入れることで、勉強会を個別の商談につなげられます。
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