テレアポ管理表の作り方｜架電ログに必要な列と次回架電日のルール
テレアポを始めたものの、誰にいつ電話したのかが分からなくなった。同じ会社に2人がかけてしまった。断られた理由を誰も覚えていない。テレアポ管理表がないと、こうしたことが起きます。
一方で、最初から項目の多い管理表やSFAを用意すると、入力に時間がかかって架電数が落ちることがあります。管理表は「記録が残ること」と「架電の手を止めないこと」の両方を満たす必要があります。
この記事では、ディーノが案件ごとに使っている架電ログ（テレアポ管理表）の作り方を、必要な列の定義、次回架電日のルール、消さずに残す運用に分けて紹介します。なお、商談化した後の案件を管理する表は大手開拓の案件管理表の作り方で説明しています。この記事で扱うのは、アポを取る前の「架電の記録」です。
ポイント
テレアポ管理表は、まずスプレッドシートで架電ログを残し、リストが一巡してから傾向を見てSFAの入力ルールを決めるのが近道です。最初から作り込むと、入力の手間で行動量が落ちるためです。列は企業名・法人番号・部署・部署直通番号・担当者名・架電日時・結果・断り理由（コード）・次回架電日・メモを基本にします。結果に応じて次回架電日を自動で入れ、受付断りも失注も消さずに残します。
テレアポ管理表はまずスプレッドシートで始める
ディーノでは、架電ログはまずスプレッドシートに記録しています。SFAに入れるのは、リストが一巡して傾向が見えてからです。
理由は2つあります。
- 最初から入力項目が多いと、入力の手間で架電数が落ちる
- 一巡するまでは、どの項目が分析に必要かが分からない
一巡した時点で、どの断り理由が多いか、どの列が使われていないかを見て、SFAの入力ルールを決めます。ディーノの案件別の架電リスト（スプレッドシート）では、リードステータスとアポの列を、アポ報告フォームと連動させています。報告の自動化についてはアポ報告・架電モニタリングの自動化で紹介しています。
この記事の監修者
テレアポ管理表に必要な列
ディーノの運用と資料をもとにした列の定義です。
列名 | 入れる値 | なぜ必要か |
|---|---|---|
企業名 | 正式な社名 | 架電先を特定する |
法人番号 | 13桁の法人番号 | 社名の表記ゆれやグループ会社の重複をなくし、自社DBと突き合わせる |
部署 | 架電先の部署名 | 代表ではなく担当部署に当てているかを確認する |
部署直通番号 | 部署の電話番号 | 受付を通さずに担当部署へつなぐ |
担当者名 | 話した相手の名前 | 次回の架電で名指しできる |
架電日時 | 日付と時刻 | 時間帯別の分析、再架電の間隔の管理 |
架電回数 | その先に何回目か | 回数別の分析、上限の管理 |
結果 | 不在／受付断り／担当断り／資料送付／アポ など（選択式） | ファネルのどこで落ちたかを数える |
断り理由 | コード（例：新規NG／他社利用NG／課題なしNG） | 入口のオファーやターゲットの見直しに使う |
次回架電日 | 日付（結果に応じて自動） | かけ直しの漏れを防ぐ |
リードステータス | 未着手／追客中／アポ／対象外 など | 一覧で進み具合を見る |
メモ | 自由記述 | 選択肢に入らない情報を残す |
結果と断り理由は、自由記述ではなく選択式にします。自由記述にすると表現がばらばらになり、後で集計できません。分析の仕方は架電データの分析方法で紹介しています。
部署と部署直通番号の列を置いているのは、大手企業の場合、代表電話では担当者に届きにくいためです。詳しくは部署直通番号とはをご覧ください。
列の並べ方
必要な列は左に寄せます。毎回入れる列（架電日時・結果・断り理由・次回架電日）が画面の外にあると、入力が漏れます。
次回架電日は結果に応じて自動で入れる
かけ直しの日を担当者の記憶に任せると、漏れが出ます。ディーノでは、結果に応じて次回架電日が自動で入るようにしています。
結果 | 次回架電日 |
|---|---|
受付で断られた | 1か月後 |
意向はあるが断られた | 3か月後 |
資料を送付した | 4か月後 |
大事なのは、受付断りを「落ち」にしないことです。受付で断られたのは担当者の判断ではないため、時期を空ければまた話せる可能性があります。かけ直しの回数とタイミングはテレアポの再架電で詳しく説明しています。
▶ 大手企業への架電を、まず約300件・10万円（税別）で試せます。
300件テストアプローチを相談する →
消さずに残す運用
管理表の行は、基本的に消しません。
- 対象外の先：送信・架電の対象外になった先も、データは消さずにグレーアウトして残します。消すと、後から同じ先がリストに入ったときに気づけません
- 失注・保留：失注や保留の先も残します。定期的に追客するためです
残しておくと、時間が経ってから状況が変わった先に、もう一度アプローチできます。
名寄せは法人番号をキーにする
複数のリストを合わせると、同じ会社が重複して入ることがあります。ディーノでは法人番号をキーにして自社のDBと突き合わせています。
注意したいのはグループ会社です。社名が似ていても法人番号は別なので、同じグループの複数社に別々の担当者がかけてしまうことがあります。グループ単位で誰が担当するかも決めておきましょう。リストの作り方は大手開拓のターゲットリストの作り方で紹介しています。
施策によって列を足す
郵送のDMや手紙と電話を組み合わせる場合は、次の列を足します。
列名 | 入れる値 |
|---|---|
発送日 | 郵送物を送った日 |
受取日 | 先方に届いた日 |
架電日 | フォローの電話をかけた日 |
結果 | 架電結果（選択式） |
断り理由 | コード |
郵送と電話の組み合わせ方は手紙だけでは商談にならない｜郵送とフォローコールをご覧ください。
管理表を運用するチェックリスト
- 結果と断り理由は選択式になっている
- 毎回入れる列が左側にある
- 結果に応じて次回架電日が自動で入る
- 受付断りを「落ち」として扱っていない
- 対象外・失注・保留の行を消していない
- 法人番号で重複をチェックしている
- 架電数とアポ数は自動で集計され、人が書くのは振り返りだけになっている
- 細かすぎる管理項目（ステージを上げた日付など）を置いていない
最後の項目は、案件管理全般に言えることです。管理のための入力が増えるほど、営業の時間は減ります。
よくある質問
Q. テレアポ管理表はエクセルとスプレッドシートのどちらがよいですか？
複数人で同時に入力するなら、共有しやすいスプレッドシートが便利です。ディーノでもまずスプレッドシートに記録し、一巡してからSFAの入力ルールを決めています。
Q. 最初からSFAで管理してはいけませんか？
いけないわけではありませんが、入力の手間で架電数が落ちることがあります。どの項目が必要かは一巡してみないと分からないため、まずは軽い管理表で始めることをおすすめします。
Q. 断り理由はなぜコードで記録するのですか？
自由記述だと表現がそろわず、集計できないためです。コードにしておくと、どの断り理由が多いかが分かり、入口のオファーやターゲットの見直しにつなげられます。
Q. 案件管理表とは何が違いますか？
テレアポ管理表はアポを取る前の架電の記録です。アポが取れて商談になった後は、案件管理表で進捗を管理します。
まとめ
テレアポ管理表は、まずスプレッドシートで架電ログを残すところから始めます。企業名・法人番号・部署・部署直通番号・担当者名・架電日時・結果・断り理由・次回架電日・メモを基本の列にし、結果と断り理由は選択式にします。次回架電日は結果に応じて自動で入れ、受付断りも失注も消さずに残しましょう。一巡してから傾向を見てSFAの入力ルールを決めれば、行動量を落とさずに分析できるデータが残ります。
関連記事
大手開拓を、有効商談数の保証付きで支援します
ディーノの「オオテトル」は、部署直通番号への架電、CxOレター、LinkedInを組み合わせて、大手企業の担当部署との有効商談をつくる営業代行です。事前に有効商談の条件を決め、約300件・10万円（税別）のテストアプローチで取れる数を確かめてから本契約に進みます。
まずは資料を見る（無料）→ ／ 相談する →