大手企業の役員へのアプローチは秘書が窓口｜秘書経由で話を通す方法
役員向けの研修や全社に関わるサービスでは、部長ではなく役員に会う必要があります。ところが役員には秘書がつき、電話も手紙も秘書のところで止まります。
この記事は、秘書を窓口として、大手企業の役員に話を通す方法を示します。
ポイント大手企業では、執行役員以上に秘書がつくことが多くなります。秘書は突破する壁ではなく、役員に話を上げるかを判断する窓口です。電話では秘書を名指しして用件を短く伝え、手紙は秘書が開封する前提で「誰に、なぜ、何の話か」が一読で分かる文面にします。秘書が上げやすい材料をそろえることが、役員とのアポにつながります。
秘書がつく役職の目安
部長職は、執行役員でなければ秘書がつかないことが多く、部署の直通番号から本人を呼び出せます。執行役員以上になると、秘書がつくことが多くなります。役員に会う必要がある商材は、最初から秘書を窓口とするルートを設計します。
秘書が判断していること
秘書は、届いた連絡を役員に上げるか、担当部署に回すか、断るかを判断しています。判断の材料は、役員本人に関係がある話か、緊急性や重要性があるか、相手が信頼できるか、の3つです。
秘書が見ていること | 用意する材料 |
|---|---|
役員本人に関係があるか | 役員の担当領域と、相手の会社の公開情報に基づく理由 |
重要性・時期 | なぜ今この話をするのか（制度の変更、新しい施策など） |
信頼できる相手か | 同じ業界や同規模の会社での実績、所在の明らかな連絡先 |
秘書が上げやすい材料を先に渡す。
電話での伝え方
秘書室の番号や役員の部署の番号にかけ、秘書を名指しします。名前が分からなければ「〇〇常務の秘書の方」と指定します。用件は30秒で伝えられる長さにし、手紙を送っている場合は「先日〇〇常務宛てにお送りした件で」と添えます。
手紙の書き方
手紙は、秘書が最初に開封する前提で書きます。冒頭に、宛名の役員にこの話をする理由を一文で書きます。本文は短くし、詳しい資料は同封にとどめます。秘書が「これは常務に見せるべきだ」と判断できる一行があるかどうかで、上がるかどうかが決まります。書き方は「大手企業への手紙営業」で示しています。
担当部署に回されたら
秘書から担当部署に回されることもあります。これは断られたのではなく、検討の窓口を案内されたということです。回された部署の担当者に、役員宛てに連絡した経緯を伝え、検討を進めてもらいます。
よくある質問
Q. 秘書を通さずに役員に直接連絡する方法はある？
LinkedInで本人とつながる方法はありますが、利用している役員は業界と会社で偏ります。基本は秘書を窓口にしたルートを設計します。
Q. 秘書に断られたら終わり？
終わりではありません。時期を空け、別の切り口や新しい材料を持って再度連絡します。断られた理由を記録しておくと、次の材料を選べます。
Q. 役員と部長、どちらから当たるべき？
決裁が部長で完結する商材なら部長から当たります。全社に関わる商材や、経営層が判断する研修や全社施策は、役員と秘書へのルートを並行します。
Q. 役員へのアプローチを外部に任せられる？
任せられます。ディーノの「オオテトル」では、役員宛ての手紙（CxOレター）を秘書が判断しやすい文面で作り、到着後に秘書宛てにフォローの電話をかけます。電話・手紙・LinkedInの順序と間隔は1社ごとに設計します。
まとめ
大手企業の役員には秘書がつき、秘書が話を通す窓口になります。秘書を突破の対象ではなく判断の担い手として扱い、役員に関係がある理由、時期、信頼できる根拠をそろえて渡すことが、役員とのアポにつながります。
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