部署直通番号で大手企業に架電する方法｜入手方法と鮮度の注意点
大手企業に代表電話からかけても、担当部署には取り次がれません。そこで有効なのが、部署の直通番号への架電です。一方で、番号を手に入れても、かけてみたら別の部署だった、すでに使われていなかった、ということもよく起きます。
この記事は、部署直通番号の入手方法と、鮮度を保ちながら架電する方法を示します。
ポイント部署直通番号は、公開情報（採用ページ、IR・プレスリリースの問い合わせ先、イベントの資料）、企業データベース、架電中のヒアリングの3つで集めます。大手は部署の改編が多いため、番号の鮮度が成果を左右します。人事のように複数の部署で同じ番号を使っていることもあるため、つながったら最初に部署を確認し、違えば正しい部署を聞いて当て直します。
部署直通番号の入手方法
入手経路 | 例 | 注意点 |
|---|---|---|
公開情報 | 採用ページ、IR・プレスリリースの問い合わせ先、イベント資料 | 掲載部署が目的の部署とは限らない |
企業データベース | 部署・キーマン・直通番号を収録したデータベース | 収録時点から変わっていることがある |
架電中のヒアリング | つながった部署で正しい部署と番号を聞く | 聞き方次第で教えてもらえない |
3つを組み合わせて精度を上げる。
鮮度が成果を左右する
大手は組織の変更が多く、部署名も番号も変わります。データベースの番号は収録時点の情報なので、かける前にプレスリリースや組織変更のお知らせを確認しておくと、無駄な架電が減ります。
つながった後の当て直し
人事のように、同じ番号を人材開発、採用、労務で共有しているケースがあります。つながったら、最初に「人材開発のご担当部署でお間違いないでしょうか」と部署を確認します。違う場合は、正しい部署と、可能なら担当者の名前を聞きます。
ディーノでは、狙う部署の候補を3パターン程度に絞ってから架電し、電話の段階で当て直すところまでを手順に組み込んでいます。
名指しで呼び出す
直通番号につながっても「ご担当の方」と言うと、その場の人に断られて終わることがあります。公開情報で部長などの氏名を特定しておき、名指しで呼び出すと、取り次がれる確率が上がります。氏名の特定は「大手企業のキーマンの調べ方」で示しています。
データベースを使う場合の選び方
部署直通番号を収録したデータベースを使う場合は、収録している部署の範囲、番号の更新頻度、キーマンの氏名まで載っているか、を確認します。ディーノが提供する「Toppa AI」は、国内企業のデータベースを基盤に、キーマン、部署直通番号、AIが調べた「なぜあなたに」「なぜ今か」の情報までをセットにしたリストを月額10万円から提供しています。
架電のマナー
直通番号は相手の業務の電話です。用件は短く伝え、断られたら理由を記録して、同じ人に短期間でかけ直すことは避けます。迷惑と受け取られると、その会社への開拓全体が止まります。
よくある質問
Q. 部署直通番号に営業電話をかけるのは問題ない？
公開情報や正規に提供されたデータベースの番号に、業務時間内に、用件を明確にしてかける分には一般的な営業活動です。断られたら記録し、繰り返しかけないことが前提です。
Q. 直通番号が見つからない部署はどうする？
関連する部署の直通番号にかけて正しい部署を聞くか、部署宛てに手紙を送ってからフォローの電話をかけます。
Q. 番号が使われていなかったら？
組織変更の可能性が高いため、プレスリリースや採用ページで新しい部署名を確認し、データの記録を更新します。
Q. 部署直通番号での架電を外部に任せられる？
任せられます。ディーノの「オオテトル」は、「Toppa AI」が持つ大手企業の部署直通番号とキーマン情報をもとに、受付を経由せず担当部署へ架電します。つながった後の部署の確認と当て直しまでを手順に含めています。
まとめ
部署直通番号は、受付を通らずに大手企業の担当部署と話せる手段です。公開情報、データベース、架電中のヒアリングで集め、鮮度を確認し、つながった後に部署を当て直すところまでを手順にします。
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